PMO en privacy: hoe Adaptics persoongegevens beschermt en anonimiteit waarborgt

Wie heeft toegang tot de gezondheidsgegevens van medewerkers tijdens een Preventief Medisch Onderzoek (PMO)? Kan de werkgever individuele resultaten inzien? En wat gebeurt er met de gegevens na afloop van het onderzoek?

Privacy is een belangrijk aandachtspunt bij het organiseren van een PMO. Medewerkers delen immers persoonlijke informatie over hun gezondheid, vitaliteit en werkbeleving. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat deze informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

Bij Adaptics werken we daarom met duidelijke afspraken over gegevensverwerking, beveiligde systemen en geanonimiseerde groepsrapportages. In dit artikel leggen we uit hoe we de privacy van medewerkers beschermen, wie welke informatie kan inzien en wat je als HR-professional hierover kunt communiceren.

Welke gegevens worden verzameld tijdens een PMO?

Een PMO brengt in kaart hoe het staat met de fysieke, mentale en organisatorische vitaliteit van medewerkers. Afhankelijk van het onderzoek worden hiervoor verschillende gegevens verzameld, bijvoorbeeld via:

• Een online vragenlijst over onder andere leefstijl, werkbeleving en psychosociale belasting.
• Fysieke metingen.
• Een persoonlijk gesprek met een vitaliteitsprofessional.

Deze gegevens gebruiken we om medewerkers inzicht te geven in hun eigen gezondheid, vitaliteit en inzetbaarheid. Op basis van de resultaten ontvangt de medewerker een persoonlijk adviesrapport.

Omdat het hierbij om persoonlijke en medische informatie gaat, is zorgvuldig omgaan met deze gegevens essentieel. Daarom hebben we het PMO-proces zo ingericht dat individuele gezondheidsgegevens niet bij de werkgever terechtkomen.

Wat gebeurt er met de persoonsgegevens tijdens een PMO?

Van de eerste uitnodiging tot de persoonlijke rapportage worden gegevens op verschillende momenten verwerkt. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe dit bij Adaptics verloopt.

Stap 1. De werkgever levert de uitnodigingsgegevens aan

Voor de start van het PMO levert de werkgever een deelnemersbestand aan. Dit bestand bevat uitsluitend e-mailadressen en, indien van toepassing, een indeling naar bijvoorbeeld afdeling of team.

Deze gegevens gebruiken we om medewerkers uit te nodigen voor het onderzoek. Voor de verwerking van deze gegevens wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld tussen Adaptics en de werkgever.

Stap 2. De medewerker ontvangt een persoonlijke uitnodiging

Iedere medewerker ontvangt per e-mail een persoonlijke uitnodiging met een unieke link naar het Johan Portaal. In deze beveiligde omgeving kan de medewerker de online vragenlijst invullen en de verdere deelname regelen.

Wanneer een medewerker een afspraak maakt voor een fysiek onderzoek met adviesgesprek, geeft diegene zelf toestemming om de gegevens te delen met de betrokken vitaliteitsprofessional van Adaptics. Deze professional kan de resultaten vervolgens gebruiken om persoonlijk advies te geven. Een deelname aan het PMO is altijd vrijwillig.

Stap 3. De gegevens worden beveiligd verwerkt en opgeslagen

De persoonsgegevens en onderzoeksgegevens worden verwerkt en opgeslagen in de applicatie Johan. Zowel Adaptics als Johan is ISO 27001-gecertificeerd. Dit is een internationale norm voor informatiebeveiliging. Tijdens het PMO verzamelen we informatie uit de vragenlijst, eventuele fysieke metingen en het vitaliteitsgesprek. Deze gegevens worden gebruikt om een persoonlijk adviesrapport voor de medewerker op te stellen.

Stap 4. De medewerker ontvangt de individuele resultaten

Na het onderzoek ontvangt de medewerker een persoonlijk adviesrapport. Hierin staan de individuele resultaten en adviezen. Deze gezondheidsgegevens vallen onder het medisch dossier en het medisch beroepsgeheim. De werkgever krijgt geen toegang tot het rapport of de onderliggende individuele resultaten.

Stap 5. De werkgever ontvangt uitsluitend groepsinzichten

De verzamelde onderzoeksgegevens kunnen ook worden gebruikt om een groepsrapportage voor de werkgever op te stellen. Dit gebeurt uitsluitend op geanonimiseerd niveau en wanneer minimaal vijftien medewerkers hebben deelgenomen. Hierdoor krijgt de werkgever inzicht in de vitaliteit van de organisatie, zonder individuele gezondheidsgegevens te ontvangen.

Wie heeft toegang tot de gegevens van medewerkers?

Een veelgestelde vraag is wie de persoonlijke gegevens en onderzoeksresultaten daadwerkelijk kan bekijken.

Bij Adaptics werken we met ID-nummers in plaats van namen bij de verwerking van onderzoeksgegevens. Toch betekent dit niet dat niemand binnen Adaptics een ID-nummer aan een medewerker kan koppelen. Voor de uitvoering en ondersteuning van het PMO is die koppeling in bepaalde situaties nodig.

De medewerker zelf

De medewerker heeft toegang tot de eigen gegevens en resultaten via het persoonlijke Johan Portaal. Ook kan de medewerker in Johan zien wie de onderzoeksresultaten heeft bekeken.

De betrokken vitaliteitsprofessional

Een vitaliteitsprofessional krijgt toegang tot onderzoeksresultaten wanneer deze aan het betreffende PMO-project is gekoppeld en de medewerker een afspraak heeft met deze professional. De medewerker geeft hiervoor vooraf toestemming.

De professional bekijkt de resultaten in het kader van het persoonlijke onderzoek en adviesgesprek.

De projectmedewerkers van Adaptics

Onze projectmedewerkers kunnen deelnemers aan hun ID-nummers koppelen om vragen te beantwoorden en problemen tijdens het PMO op te lossen.

Hiervoor bekijken zij bijvoorbeeld afspraakgegevens, wanneer een medewerker een afspraak wil wijzigen of annuleren, en logboekgegevens. In die logboekgegevens is te zien waar iemand zich in het PMO-proces bevindt, zodat projectmedewerkers kunnen helpen wanneer een deelnemer vastloopt.

Inzage in gegevens vindt alleen plaats wanneer dit voor de uitvoering of ondersteuning nodig is.

De werkgever en HR

De werkgever en HR hebben geen toegang tot individuele gezondheidsgegevens of persoonlijke adviesrapportages. Ook onze klantmanagers, die het aanspreekpunt zijn voor de werkgever, kunnen de individuele onderzoeksresultaten niet inzien.

Wat krijgt de werkgever wel en niet te zien?

De werkgever ontvangt uitsluitend geanonimiseerde groepsrapportages met bijvoorbeeld trends, percentages, aandachtspunten en aanbevelingen. Resultaten kunnen worden uitgesplitst naar afdeling, locatie, leeftijdscategorie of geslacht, mits iedere groep minimaal 15 deelnemers telt.

Individuele gezondheidsgegevens, persoonlijke adviesrapporten, doorverwijzingen en informatie over wie wel of niet deelneemt, worden niet met de werkgever gedeeld.

Uitzondering: Wanneer medewerkers vanwege hun beroep niet zelf hun PMO-afspraak kunnen inplannen, kunnen aangewezen planners binnen de organisatie zien wie deelneemt en wanneer de afspraak plaatsvindt. Zij krijgen geen toegang tot gezondheidsgegevens of onderzoeksresultaten.

Waarom hanteert Adaptics een minimum van 15 deelnemers voor groepsrapportages?

Om te voorkomen dat individuele medewerkers herkenbaar worden in de groepsresultaten, hanteert Adaptics een ondergrens van vijftien deelnemers. Dit geldt niet alleen voor de totale groepsrapportage, maar ook voor afzonderlijke uitsplitsingen naar bijvoorbeeld afdeling, locatie, leeftijd of geslacht.

Wanneer een afdeling uit minder dan vijftien deelnemers bestaat, worden voor die afdeling dus geen afzonderlijke groepsresultaten gerapporteerd. Met deze ondergrens wil Adaptics voorkomen dat werkgevers op basis van de rapportage conclusies kunnen trekken over specifieke medewerkers.

Daarnaast kunnen uitschieters bij kleinere groepen relatief veel invloed hebben op het totaalbeeld. De ondergrens helpt daarmee ook om een vertekend beeld van de groepsresultaten te beperken.

Wat gebeurt er bij een serieus gezondheids- of uitvalrisico?

Tijdens een PMO kan blijken dat een medewerker te maken heeft met een gezondheidsrisico of een verhoogd risico op uitval. Wanneer daar aanleiding toe is, adviseert de betrokken vitaliteitsprofessional de medewerker om verdere stappen te zetten. Dat kan bijvoorbeeld door contact op te nemen met de huisarts, bedrijfsarts of een andere (para)medisch specialist. Adaptics heeft hierbij een signalerende en adviserende rol. De medewerker houdt zelf de regie over eventuele vervolgstappen.

Ook wanneer er een serieus gezondheids- of uitvalrisico wordt gesignaleerd, worden individuele resultaten niet met de werkgever gedeeld. Hetzelfde geldt voor de bedrijfsarts: zonder toestemming van de medewerker worden de persoonlijke onderzoeksgegevens niet met de bedrijfsarts gedeeld.

Hoe lang bewaart Adaptics PMO-gegevens?

Voor medewerkers die toestemming geven voor deelname aan het PMO geldt een standaard bewaartermijn van twintig jaar op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Medewerkers kunnen daarnaast een verzoek indienen om hun gegevens te laten verwijderen.

Wanneer iemand niet wil deelnemen aan het PMO en om verwijdering verzoekt, verwijdert Adaptics de ontvangen uitnodigingsgegevens en wordt de medewerker uit het project in het Johan Portaal verwijderd. Ook medewerkers die al hebben deelgenomen, kunnen een verwijderverzoek indienen. Adaptics verwijdert in dat geval de persoonsgegevens en onderzoeksresultaten van de betreffende medewerker.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van PMO-gegevens?

Adaptics is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die nodig zijn om het PMO uit te voeren. Daaronder vallen het verzamelen, verwerken, opslaan en rapporteren van PMO-gegevens binnen de beschreven privacykaders.

De werkgever is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de organisatie zelf aanlevert en verwerkt, bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van de uitnodigingsgegevens en het gebruiken van de groepsinzichten binnen het eigen beleid.

Hoe informeert Adaptics medewerkers over privacy?

Medewerkers hebben voorafgaand aan een PMO regelmatig vragen over wie hun gegevens kan inzien, wat de werkgever te zien krijgt en hoe hun privacy wordt beschermd.

Daarom biedt Adaptics bij ieder PMO een voorlichtingspresentatie aan, waarin medewerkers vragen kunnen stellen over privacy en gegevensverwerking. Ook in de uitnodigings- en herinneringsmails besteden we aandacht aan privacy en verwijzen we naar de FAQ voor deelnemers.