Adaptics Health & Performance BV (hierna: Adaptics of “Wij”) verwerkt Persoonsgegevens en streeft ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van uw Persoonsgegevens binnen de grenzen van de wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). In deze Privacyverklaring beschrijven Wij wie Wij zijn, hoe en voor welke doeleinden Wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.  

Om de informatie overzichtelijk te houden, is ieder onderwerp onderverdeeld in twee informatielagen. Eerst ziet u een samenvatting op hoofdlijnen. Als u meer gedetailleerde informatie wilt, kunt u die vinden door te klikken op de link ‘meer details’. 

Wij hebben ons best gedaan om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heeft u na het lezen van de Privacyverklaring nog vragen over ons gebruik van uw Persoonsgegevens, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Verderop in deze verklaring leest u hoe u dit kunt doen.  

Wij raden u aan om ook onze aparte Cookieverklaring door te lezen. In die verklaring beschrijven Wij ons gebruik van cookies en soortgelijke technologieën.  

Als laatste willen Wij u nog meegeven dat onze dienstverlening zich ontwikkelt en daarmee ook onze Privacyverklaring. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in deze Privacyverklaring, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in deze Privacyverklaring kunt u lezen wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen Wij u op de hoogte stellen via e-mail.  

Wij streven ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van uw Persoonsgegevens en Wij houden ons daarbij tenminste aan de volgende beginselen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens: 

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie:  

Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten opzichte van de Betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is. 

  • Doelbinding:  

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking opgeschreven. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 

  • Dataminimalisatie:  

Bij een Verwerking van Persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde. De gegevens dienen met het oog op dat doel toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.  

  • Noodzakelijkheid en evenredigheid: 

Verwerking van Persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende wijze en dient in redelijke verhouding te staan tot het beoogde doeleinde.  

  • Juistheid: 

Er worden maatregelen getroffen om zoveel mogelijk te waarborgen dat de Persoonsgegevens juist en actueel zijn.  

  • Integriteit en vertrouwelijkheid:  

Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.  

  • Opslagbeperking:  

Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de Verwerking. Adaptics neemt in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen in acht.  

Gehanteerde begrippen

De begrippen uit deze Privacyverklaring zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de AVG. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’ en zie tevens artikel 4 van de AVG.  

  • AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.  
  • Privacyverklaring: deze verklaring waarin staat beschreven wie Wij zijn, hoe en voor welke doeleinden Wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten. 
  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (de Betrokkene). 
  • Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben. 
  • Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, samenbrengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van Persoonsgegevens. 
  • Verwerkingsverantwoordelijke: de (operationele) directie van Adaptics, ofwel de persoon of entiteit die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. 
  • Verwerker: persoon of entiteit die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt. 
  • Bijzonder(e) Persoonsgegeven(s): Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante risico’s kan meebrengen voor de Betrokkene. Denk aan gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt en verwerking van Gegevens over gezondheid. Verwerking is verboden tenzij de AVG een uitzondering maakt. 
  • Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid, zoals ziekte, handicap, ziekterisico, medische voorgeschiedenis, klinische behandeling, patiëntennummer, uitslagen onderzoeken, fysiologische of biomedische staat van de Betrokkene, ook uit verleden/toekomst. In het geval van Adaptics worden de Gezondheidsgegevens over Betrokkene veelal verwerkt tijdens de uitvoering van het Preventief Medisch Onderzoek. Voorbeelden hiervan zijn gewicht, cholesterolgehalte, stress, zicht en de resultaten van het individuele adviesrapport. 
  • Gebruiker van Persoonsgegevens: degene die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken. Het gaat tevens om personen die op andere wijze in een hiërarchische verhouding tot Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker staan. Denk aan werknemers van Adaptics maar bijvoorbeeld ook aan bij Adaptics gedetacheerde krachten of ZZP’ers die werken op basis van instructies van Adaptics. 
  • Opdrachtgever: degene of de organisatie die Adaptics opdracht heeft verstrekt tot het uitvoeren van onderzoek (o.a. Preventief Medische Onderzoek), interventies en training om inzicht te geven in de eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling ofwel duurzame inzetbaarheid van diens medewerkers.  
  • Derde: Ieder ander, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de Gebruiker van Persoonsgegevens. 
  • Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende Verwerking van Persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming moet gericht zijn op een specifieke (categorie van) Verwerking(en).  

Wie zijn Wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kunt u ons bereiken? 

Adaptics maakt medewerkers en organisaties aantoonbaar vitaler en helpt om langdurig succesvol te blijven. Dit doen we door het versterken van vitale leiders, vitale teams en vitale spelers met hoogwaardige dienstverlening. Adaptics ziet vitaliteit als een strategisch middel dat aan de basis ligt voor de gewenste verandering in onze maatschappij. Wij hebben een unieke integrale aanpak ontwikkeld met training, coaching, advies en online tools. Wij maken voor onze dienstverlening onder meer gebruik van een Vitaliteitsportaal. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’. 

Wij streven ernaar om medewerkers (ofwel Betrokkenen) van Opdrachtgevers inzicht te geven in de eigen inzetbaarheid en deze te verbeteren met behulp van gerichte interventies. Met behulp van bijvoorbeeld een Preventief Medisch Onderzoek kunnen Betrokkenen inzicht krijgen in hun eigen fysieke en mentale gezondheid. Daarnaast kunnen wij Betrokkenen ondersteunen met gerichte interventies, zoals trainingen en coaching.

Wij verstrekken nooit Persoonsgegevens (waaronder Bijzondere Persoonsgegevens) aan onze Opdrachtgever. De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om een rapportage op organisatie- of afdelingsniveau te maken voor de werkgever. Hiervoor dienen ten minste 15 medewerkers te hebben deelgenomen.

Wij betrachten bij de Verwerking van Persoonsgegevens de grootste zorgvuldigheid aangezien misbruik van Persoonsgegevens grote schade kan berokkenen aan Betrokkenen, onze Opdrachtgevers en Adaptics zelf.

Wij hechten dan ook veel waarde aan het beschermen van de Persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt en aan de wijze waarop Persoonsgegevens worden verwerkt. Het op een juiste manier verwerken van Persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de directie van Adaptics.

Voor onze dienstverlening maken wij onder meer gebruik van een Vitaliteitsportaal. Het Vitaliteitsportaal is het informatiesysteem ter ondersteuning van de registratie en uitvoering van het Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Het onderhoud en de opbouw van de software wordt uitgevoerd door Adaptics.

Adaptics is samen met onze zustermaatschappijen Amplooi B.V. en De Bedrijfspoli B.V. onderdeel van het concern ‘Prevermo groep B.V’. Wij zijn gevestigd te Nijmegen (6423 MB) aan de Paijensweg 1 en staan geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 57617783. De Prevermo groep is gevestigd te Huizen (1273 NA) aan de Huizermaatweg 15 en staat geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 858017672.

Deze Privacyverklaring betreft uitsluitend Adaptics. Wij zijn ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor de Verwerkingen van Persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

U kunt ons bereiken door een bezoek te brengen aan bovenstaand adres en Wij zijn tevens bereikbaar via een e-mail naar kwaliteit@adaptics.nl en via telefoon naar 024 – 3552579. Tevens hebben Wij een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna: FG) aangesteld. Deze persoon is onze interne toezichthouder en houdt bij ons toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. De FG zal een onafhankelijke positie innemen binnen Adaptics. U kunt de FG bereiken via r.glas@prevermogroep.nl. Dit emailadres is al beschikbaar voor vragen

Welke Persoonsgegevens verzamelt Adaptics van u? 

Wij verzamelen Persoonsgegevens via onze Opdrachtgevers en via uzelf (de Betrokkenen). Betrokkenen zijn personen/medewerkers, die in dienst zijn van onze Opdrachtgevers.  

Wij verzamelen verschillende categorieën Persoonsgegevens: 

  • Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en geboortedatum) 
  • Gezondheidsgegevens (voorbeelden hiervan zijn gewicht, cholesterolgehalte, stress, zicht en de resultaten van het individuele adviesrapport). De Verwerking van Gezondheidsgegevens geniet specifieke aandacht. Deze gegevens worden alleen door ons verzameld voor zover Betrokkenen daar uitdrukkelijke Toestemming voor hebben gegeven.  
  • Trajectinformatie. Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld vanuit vragenlijsten, testen en coachingsgesprekken en verwerkt in rapportages.  
  • Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord) 
  • Marketingvoorkeuren (bijvoorbeeld of u zich heeft aan- of afgemeld voor de nieuwsbrief) 
  • Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke correspondentie) 

Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’. 

De hierboven omschreven categorieën van Persoonsgegevens ontvangen Wij zowel rechtstreeks van u, als via derden partijen voor zover dit in overstemming is met de wet.

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt
Hierbij kunt u onder meer denken aan:

  • Persoonsgegevens die worden verstrekt op een inschrijfformulier bij deelname aan onderzoek, coaching en trainingen;
  • Persoonsgegevens die u verstrekt op het moment dat u een account aanmaakt op het vitaliteitsportaal van Adaptics en/of andere informatie die u invoert en verstrekt bij het invullen van een vragenlijstonderzoek;
  • Persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u deelneemt aan een fysieke gezondheidstest;
  • Persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u deelneemt aan een van de interventies die Adaptics biedt, bijvoorbeeld vitaliteitscoaching;
  • Persoonsgegevens die u verstrekt als gevolg van uw surfgedrag op onze website;
  • Persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback, hulp (Q&A), geschillenbeslechting, tevredenheidsonderzoek e.d.

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt
Het kan voorkomen dat u de Persoonsgegevens van andere personen met ons deelt. Bijvoorbeeld de adres- of contactgegevens van anderen. Wij attenderen u erop dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om na te gaan of deze personen akkoord zijn met een Verstrekking van hun Persoonsgegevens aan Adaptics.

Persoonsgegevens die Wij van derden ontvangen
Wij kunnen contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdeling en bij hoge uitzondering adresgegevens) ontvangen van uw werkgever, zodat Wij u kunnen uitnodigen voor deelname aan een Preventief Medisch Onderzoek (PMO), vragenlijstonderzoek, fysieke health check, keuringen, trainingen en coaching.

Wij kunnen onder meer aanvullende Persoonsgegevens ontvangen, zoals via social media websites of diensten van derde partijen.

Voor welke doeleinden verwerken Wij uw Persoonsgegevens?

Adaptics verzamelt uw Persoonsgegevens voor verschillende doeleinden die samenhangen met de uitvoering van het Preventief Medisch Onderzoek. Uw gegevens worden gebruikt om feedback te kunnen geven en eventuele rapporten naar uw adres te kunnen sturen.

Adaptics verzamelt gegevens die gaan over uw gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling, ofwel duurzame inzetbaarheid. Dit zijn gegevens die u zelf invult in vragenlijsten, eventueel resultaten van health checks, doelen die u voor uzelf stelt, adviezen die u van een adviseur heeft ontvangen.

Deze gegevens worden gebruikt om u inzicht te geven in uw eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling. De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om een rapportage op organisatie- of afdelingsniveau te maken voor de werkgever. Hiervoor dienen ten minste 15 medewerkers te hebben deelgenomen.

Wanneer uit uw resultaten blijkt dat uw inzetbaarheid mogelijk risico loopt, kan het zijn dat een professional u benadert. Eventueel gevolgd door persoonlijke begeleiding. Deelname aan een dergelijke opvolging, net zoals het invullen van een vragenlijst, is vrijwillig en vertrouwelijk. Doel van een eventueel gesprek is om de oorzaken van een verminderde gezondheid, vitaliteit en inzetbaarheid te achterhalen en eventueel ondersteuning te kunnen bieden bij het verbeteren hiervan.

Wij verzamelen en verwerken Persoonsgegevens verder voor de uitvoering van de met u en de met onze Opdrachtgevers afgesloten overeenkomst(en), administratie, communicatie, marketing en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden en onderzoeksdoeleinden maken Wij zo veel als mogelijk gebruik van anonieme gegevens en dus niet van Persoonsgegevens. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

De verschillende doeleinden, zoals hierboven omschreven, worden hieronder in meer detail omschreven. Wij verwerken uw Persoonsgegevens niet verder op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

In het kader van een overeenkomst. Voor de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en evt. beëindiging van de overeenkomst(en) tussen uw Opdrachtgever en Adaptics. Denk bijvoorbeeld aan een Overeenkomst voor het uitvoeren van een Preventief Medische Onderzoek, vitaliteitscoaching, inzetbaarheidsgesprekken en trainingen.

Administratie. Voor de uitvoering en controle van de administratie van Adaptics in brede zin.

Communicatie, marketing en personaliseringsdoeleinden. Voor de uitvoering van een klantenservice, voor het doen van (eventueel gepersonaliseerde) aanbiedingen, en/of voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over de activiteiten van Adaptics.

Kwaliteits- en managementdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening, processen en systemen te onderzoeken en verbeteren, voor het informeren van het management en het (doen) verzorgen van (interne) audits.

Onderzoeksdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren worden persoonsgegevens verwerkt voor onderzoeksdoeleinden. Onze onderzoeksdoeleinden zijn altijd verenigbaar met de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens zijn verkregen door Adaptics.

Adaptics zorgt ervoor dat er zo min mogelijk Persoonsgegevens worden verwerkt en altijd op een veilige manier. Adaptics verstrekt mogelijk gegevens aan derde partijen voor (toegepast) wetenschappelijk onderzoek, maar deze gegevens zijn altijd geanonimiseerd. Dit betekent dat deze gegevens nooit herleidbaar zijn tot een persoon. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door Adaptics zelf.

Benchmark. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren voeren Wij een benchmarkonderzoek uit. Dit onderzoek is verenigbaar met het doeleinde waarvoor Wij uw Persoonsgegevens hebben verzameld.

Ook voor de opbouw en instandhouding van de vergelijkingsgroep (benchmark) wordt uitsluitend geanonimiseerde data gebruikt. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door Adaptics zelf. De Benchmark helpt Adaptics om vast te stellen of de resultaten afwijken van het gemiddelde in Nederland, zodat Wij jou (individueel) en jouw werkgever (op bedrijfsniveau) beter en gerichter kunnen adviseren.

Wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle en bedrijfsveiligheid en de naleving van wet en regelgeving.

Op welke juridische grondslagen baseren Wij de Verwerking(en) van uw Persoonsgegevens?

De wet bevat een limitatieve opsomming van grondslagen die de Verwerking van uw Persoonsgegevens rechtvaardigen. Wij beroepen ons op vier van deze juridische grondslagen. Onze verwerking(en) van uw Persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van een overeenkomst, wettelijke plicht, op basis van een gerechtvaardigd belang van Adaptics en/of op basis van uw Toestemming. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Uitvoering van de overeenkomst. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens voor zover uw gegevens noodzakelijk zijn om de overeenkomst die u met ons heeft, uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst.

Wettelijke plicht. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens ook voor zover deze noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke plichten die op ons rusten. Denk bijvoorbeeld aan het voldoen aan belastingwetten en onze administratieverplichtingen die daaruit voortvloeien.

Gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens ook voor zover deze noodzakelijk zijn om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. Onder het volgende kopje kunt u meer lezen over onze gerechtvaardigde belangen.

Toestemming. Wij mogen met uw Toestemming uw Persoonsgegevens gebruiken voor Preventief Medisch Onderzoek (PMO), vragenlijstonderzoek, fysieke gezondheidstesten en interventies. U kunt uw toestemming natuurlijk altijd intrekken. Onder het kopje ‘Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?’ leest u hoe u dit kunt doen.

Wat is het gerechtvaardigd belang van Adaptics bij de Verwerking van uw Persoonsgegevens?

De Verwerking van uw Persoonsgegevens is nodig om een goede relatie in stand te houden tussen Adaptics en onze klanten, of voor de behartiging van onze eigen redelijke zakelijke belangen. Bijvoorbeeld om onze opdrachtgevers te informeren over nieuwe producten, diensten en activiteiten, of om onze belangen te verdedigen in een eventuele juridische procedure. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Wij zullen zoveel als mogelijk de zogeheten ‘opt-outregeling’ toepassen en toevoegen aan onze communicatie. Op die manier kunt u ons op gemakkelijke wijze berichten, wanneer u het niet langer op prijs stelt om communicatie van ons te ontvangen. Ook kunt u natuurlijk altijd hiervoor contact met ons opnemen via kwaliteit@adaptics.nl.

Aan wie verstrekken Wij uw Persoonsgegevens?

Wij kunnen uw Persoonsgegevens verstrekken aan derden in overeenstemming met deze Privacyverklaring en (privacy)wetgeving. Voor de verstrekking kunnen verschillende redenen zijn. Zo kan het voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn om uw Persoonsgegevens te verstrekken aan derden. Ook kan er sprake zijn van een wettelijke verplichting op basis waarvan Adaptics uw Persoonsgegevens moet verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst. Anderzijds kunnen wij ook met uw (uitdrukkelijke) Toestemming Persoonsgegevens verstrekken aan derden, bijvoorbeeld aan laboratoria en partijen die u een gerichte interventie kunnen aanbieden. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Uw Persoonsgegevens kunnen worden ontvangen door de onderstaande categorieën van ontvangers:

Groepsondernemingen. Wij kunnen Persoonsgegevens delen met onze groepsondernemingen om gezamenlijk met een verenigbaar doel content en producten en/of diensten te kunnen leveren (zoals registratie en klantenondersteuning), om te helpen bij de ontwikkeling van producten, websites, applicaties, diensten, tools en communicatie, en om mogelijk illegale activiteiten, schendingen van ons beleid, fraude en/of inbreuken op de gegevensbeveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.

Autoriteiten. Bijvoorbeeld toezichthouders, belastingdienst, politie en andere wettelijke instanties. Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen:

  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
  • indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals fraude, bedrog of vervolging); of
  • indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

Zakelijke dienstverleners. Bijvoorbeeld een door ons ingeschakeld postorderbedrijf om (vertrouwelijke) informatie aan u te bezorgen, of een organisatie die door ons wordt ingeschakeld om de klantenservice te verzorgen.

MedLab Stein. Indien er sprake is van een bloedonderzoek en/of urine onderzoek dan wordt het bloed en of urine opgestuurd naar een laboratorium voor verder onderzoek en analyse.

Overig. Iedere derde partij waarvoor Wij uw Toestemming hebben ontvangen om uw Persoonsgegevens mee te delen (bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking), en/of waarvan Adaptics nu of in de toekomst onderdeel uitmaakt als gevolg van een reorganisatie, fusie of overname.

Worden uw Persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Nee. Uw Persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Alle EER-landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de AVG, waarmee wordt beoogd op Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de Verwerking van Persoonsgegevens te verzekeren.

Wie heeft er binnen Adaptics toegang tot uw Persoonsgegevens?

In het kwaliteitssysteem van Adaptics is aangegeven wie op grond van het vastgestelde autorisatieschema toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Toegang tot de gegevens hebben alleen die medewerkers die in hun functie en taken, direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de contractueel overeengekomen dienstverlening van Adaptics. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Professionals van Adaptics en door hen gesuperviseerde medewerkers, welke direct bij de behandeling of begeleiding betrokken zijn, hebben toegang tot de medische dossiers. Werkgevers, leidinggevenden en casemanagers hebben geen toegang tot de medische dossiers. Individuele resultaten komen nooit bij uw werkgever terecht.

Hoe lang worden uw Persoonsgegevens bewaard?

Uw Persoonsgegevens worden verwijderd/geanonimiseerd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden. Daarbovenop geldt dat Adaptics uw Persoonsgegevens in geen geval langer zal bewaren, dan wettelijk is toegestaan. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt, zullen uw Persoonsgegevens worden verwijderd of de identificerende kenmerken worden verwijderd. Wij hebben in een ons bewaartermijnenbeleid per soort persoonsgegeven de (uiterlijke) bewaartermijn bepaald en Wij streven ernaar om dit beleid consequent uit te voeren. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht die de door ons geformuleerde (uiterlijke) bewaartermijn overstijgt, dan gaat de wettelijke bewaarplicht voor.

In het hiernavolgende lichten Wij kort de meest relevante bewaartermijnen toe.

  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen en die onderdeel uitmaken van het medisch dossier, bewaren Wij ten minste 15 jaren of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. In geval van een beroepsziekte kan de bewaartermijn zelfs oplopen tot (meer dan) 40 jaren.
    In principe vernietigt de hulpverlener het medisch dossier binnen 3 maanden na een daartoe strekkend verzoek van de patiënt.
    Voorgaande geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen van onze medewerkers in het kader van een arbeidsovereenkomst, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat het dienstverband met de betreffende medewerker is beëindigd.
    Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen van ZZP’ers (zelfstandigen) in het kader van een overeenkomst van opdracht, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat de overeenkomst van opdracht met de betreffende ZZP’er is beëindigd.
    Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
  • *Persoonsgegevens op bijvoorbeeld facturen, loonstroken, een arbeidscontract en andere documenten uit onze administratie die van fiscaal belang zijn, bewaren Wij ten minste zeven jaren vanaf het eerste boekjaar ná het einde van het boekjaar waarin de factuur is voldaan;

Hoe kunt u uw Persoonsgegevens beheren?

U heeft het recht de verzameling van uw Persoonsgegevens door ons in te zien, te verbeteren en/of te wissen. Daarnaast kun u bij ons uw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens, het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het recht van bezwaar. Hieronder leest u waar en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten. Daarnaast leest u over de termijnen, kosten en overige relevante informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten. Houd u er rekening mee dat Wij aanvullende informatie kunnen opvragen om uw identiteit te verifiëren. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Termijn

Wij reageren normaal gesproken binnen één kalendermaand op uw verzoek tot uitoefening van uw recht(en). Indien Wij deze termijn van één kalendermaand niet halen, zullen Wij binnen dezelfde maand de reden van vertraging aan u melden. Houd u er rekening mee dat Adaptics aanvullende informatie kan opvragen om uw identiteit te verifiëren. Wij mogen onze reactietermijn met twee kalendermaanden verlengen, mits Wij dit kunnen onderbouwen op grond van complexiteit van uw verzoek(en) en / of het aantal verzoeken van u.

Kosten

In beginsel verstrekken Wij kosteloos de opgevraagde informatie en reageren Wij kosteloos op de uitoefening van uw recht(en). Aan vervolgverzoeken kunnen in enkele gevallen administratieve kosten verbonden zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u om meerdere kopieën van dezelfde informatie verzoekt.

Weigering medewerking aan uw verzoek

Wij weigeren enkel een verzoek bij hoge uitzondering: indien het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Een verzoek is kennelijk ongegrond indien niet is voldaan aan de randvoorwaarden voor een verzoek, of wanneer u buiten het recht van de AVG informatie opvraagt. Denk aan een inzageverzoek in Persoonsgegevens van een ander. Een verzoek is buitensporig als een zeer disproportionele last op ons wordt gelegd, bijvoorbeeld bij wekelijks opvragen van uw dossiers. Wij hebben de bewijslast om aan te tonen dat er sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Uw recht op inzage, correctie en / of het wissen van Persoonsgegevens

Indien u een eigen account bij ons heeft via het portaal van Adaptics of een klantspecifiek portaal, dan heeft u inzage in een deel van de over u geregistreerde Persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens rectificeren of wissen, zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw accountgegevens en personalia.

Als u inzage wenst in de over u verwerkte Persoonsgegevens en/of gegevens wilt verbeteren of wissen (voor zover toelaatbaar) die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen via kwaliteit@adaptics.nl.

Wij corrigeren of wissen uw Persoonsgegevens indien uw Persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel op andere wijze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Het recht om Persoonsgegevens te (laten) wissen is geen absoluut recht. Per geval wegen Wij het verzoek om gegevens te wissen af tegen andere (grond)rechten en belangen.

Wij zullen Derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt op de hoogte brengen van een aanpassing, het wissen van Persoonsgegevens of beperking. Wij hoeven deze partijen niet op de hoogte te stellen wanneer dit onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning (qua kosten en tijd) zou vergen. U mag bij ons een opgave verzoeken van degene(n) aan wie Wij deze mededeling hebben gedaan.

Uw recht op beperking van de Verwerking, het recht op overdracht van Persoonsgegevens

Voor de uitoefening van uw recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens en het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens, kunt u eveneens uw verzoek richten aan kwaliteit@adaptics.nl.

Het recht op beperking van Verwerking van uw Persoonsgegevens kan worden uitgelegd als het markeren van opgeslagen Persoonsgegevens met als doel de Verwerking ervan in de toekomst te beperken. Kort gezegd, de Verwerking van Persoonsgegevens wordt tijdelijk bevroren totdat een bezwaar of geschil is opgelost.

Wij zullen gedurende de beperking deze Persoonsgegevens alleen verwerken…:

  • …met uw Toestemming;
  • …voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • …ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geeft u het recht om uw Persoonsgegevens te verkrijgen die u aan ons heeft verstrekt, om vervolgens de Persoonsgegevens over te dragen naar een andere Verwerkingsverantwoordelijke (anders dan Adaptics). Dit recht geldt alleen wanneer de Verwerking is gegrond op uw (al dan niet uitdrukkelijke) Toestemming of noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst.

Uw recht op bezwaar

Ook voor de uitoefening van uw recht op bezwaar, kunt u terecht bij kwaliteit@adaptics.nl.

U kunt uw recht op bezwaar in drie gevallen inroepen:

  • Allereerst mag u bezwaar aantekenen tegen Verwerking bij ons in verband met uw persoonlijke omstandigheden. De Verwerking moet dan wel zijn gebaseerd op de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons of van een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Wij zullen de Verwerking staken tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de Verwerking te laten staken.
  • Ten tweede kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Aan een dergelijk verzoek zullen Wij altijd gehoor geven.
  • Ten derde kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met uw situatie verband houdende redenen. Aan een dergelijk bezwaar zullen Wij altijd gehoor geven.

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Indien u toestemming heeft gegeven voor een bepaalde Verwerking van uw Persoonsgegevens, dan kunt u deze Toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van uw Toestemming geen terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van Toestemming alleen mogelijk is wanneer u eerst Toestemming heeft gegeven. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

 

U kunt de intrekking van uw toestemming kenbaar maken via kwaliteit@adaptics.nl of via de post.

Kunt u een klacht indienen?

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw Persoonsgegevens door Adaptics. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat Adaptics niet zorgvuldig omgaat met uw Persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw Persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie. Stuur dan u klacht naar klachten@adaptics.nl. Daarnaast kunt u ook direct een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Indien Adaptics weigert tegemoet te komen aan een verzoek van Betrokkene, dan informeert Adaptics Betrokkene over de redenen daarvan. Mocht de Betrokkene zich niet bij deze redenen kunnen neerleggen, dan staat het hem of haar vrij om een klacht in te dienen. In dat geval geldt onderstaande verloop:

  • Betrokkene kan zich opnieuw wenden tot Adaptics;
  • Adaptics registreert in dat geval een klacht;
  • Klachten worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand afgehandeld;
  • Adaptics is bij een (privacygerelateerde) klacht verplicht om de FG om advies te vragen;
  • Indien de klacht niet naar tevredenheid van Betrokkene kan worden opgelost door Adaptics, dan kan Betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • Betrokkene heeft ook de mogelijkheid om zijn of haar verzoek bij de rechter af te dwingen.

U kunt uw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bent u verplicht Persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen Persoonsgegevens wilt verstrekken?

Voor Adaptics is uw verstrekking van Persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk. Bijvoorbeeld om een overeenkomst met u aan te kunnen gaan of een dienst te kunnen leveren. Informatievelden die niet zijn gemarkeerd met een * vragen Persoonsgegevens op waarvan de verstrekking niet noodzakelijk is. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Wanneer de verstrekking van uw Persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is, zullen Wij u daarop attenderen door gebruik te maken van een *. Wanneer u ervoor kiest de opgevraagde Persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen Wij de betreffende overeenkomst of dienst niet sluiten of leveren. Wanneer u informatievelden invult die niet met een * zijn gemarkeerd, geeft u daarmee toestemming aan Adaptics om deze Persoonsgegevens te verwerken.

 

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 10-08-2018.


Inschrijven voor de nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van alle nieuwtjes? Schrijf je dan hieronder in.