Waar moet je op letten als je een PMO-aanbieder kiest? Als je voor jouw organisatie een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) wilt laten uitvoeren, kom je verschillende aanbieders tegen. De verschillen zitten niet alleen in de prijs, maar ook in de inhoud van het onderzoek, de begeleiding van medewerkers en de manier waarop resultaten worden teruggekoppeld.
Een geschikte PMO-aanbieder sluit aan op de arbeidsrisico’s en behoeften binnen jouw organisatie. Bovendien wil je dat medewerkers iets hebben aan hun persoonlijke resultaten en dat de organisatie voldoende inzicht krijgt om gerichte vervolgstappen te bepalen.
In dit artikel bespreken we zes belangrijke aandachtspunten om PMO-aanbieders te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken.
1. Sluit het PMO aan op jouw organisatie?
Een PMO moet inzicht geven in de gezondheidsrisico’s en aandachtspunten die binnen jouw organisatie relevant zijn. Dat vraagt om een onderzoek dat rekening houdt met de verschillende functies, werkomstandigheden en behoeften van medewerkers.
Aansluiting op de RI&E en functiegroepen
De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een belangrijk vertrekpunt voor de inhoud van het PMO. Hierin staan de arbeidsrisico’s waaraan medewerkers kunnen worden blootgesteld.
Een kantoormedewerker die veel beeldschermwerk verricht, heeft immers te maken met andere arbeidsrisico’s dan iemand die dagelijks fysiek zwaar werk uitvoert. Daarom hoeft niet iedere medewerker dezelfde onderzoeken en metingen te doorlopen.
Bij het vergelijken van aanbieders is het belangrijk om te beoordelen hoe zij deze verschillen meenemen in de samenstelling van het onderzoek en welke rol de bedrijfsarts daarbij heeft.
Welke onderzoeken en metingen worden uitgevoerd?
Een uitgebreider onderzoek is niet automatisch een beter onderzoek. Het gaat er vooral om of de aangeboden onderdelen relevant zijn voor de medewerkers en de arbeidsrisico’s.
Een PMO kan bestaan uit vragenlijsten over bijvoorbeeld leefstijl, werkdruk, fysieke en mentale belasting en psychosociale arbeidsbelasting. Afhankelijk van de functies en arbeidsrisico’s kunnen fysieke gezondheidsmetingen worden toegevoegd, zoals een visustest, gehoortest of onderzoek naar het houding- en bewegingsapparaat.
Vergelijk daarom niet alleen het aantal aangeboden onderzoeken, maar vraag vooral waarom bepaalde metingen wel of niet worden geadviseerd.
Vraag aan de aanbieder: Hoe wordt de inhoud van het PMO afgestemd op onze RI&E, functiegroepen en specifieke arbeidsrisico’s? En hoe bepalen jullie welke onderzoeken en metingen noodzakelijk zijn?
2. Hoe stimuleert de aanbieder deelname aan het PMO?
Een PMO kan alleen inzicht geven in de medewerkers die daadwerkelijk deelnemen. Het is daarom belangrijk dat medewerkers begrijpen wat het onderzoek inhoudt en voldoende gelegenheid krijgen om mee te doen.
Deelname aan een PMO is vrijwillig. Een goede voorbereiding is dus belangrijk om medewerkers te informeren, vragen weg te nemen en het onderzoek toegankelijk te maken.
Communicatie en praktische organisatie
Let bij het vergelijken van PMO-aanbieders op de ondersteuning die zij bieden bij de communicatie en planning. Krijgen medewerkers vooraf duidelijke informatie over het doel van het onderzoek, de inhoud en de vertrouwelijkheid van hun gegevens? Kunnen zij eenvoudig een afspraak plannen? En waar vinden de onderzoeken plaats?
Ook de samenstelling van jouw organisatie speelt een rol. Bij meerdere vestigingen, uiteenlopende werktijden of ploegendiensten kan een andere aanpak nodig zijn om medewerkers de mogelijkheid te geven deel te nemen.
Vraag daarom welke communicatiemiddelen en planningsmogelijkheden beschikbaar zijn en welke verantwoordelijkheden bij de werkgever liggen.
Vraag aan de aanbieder: Hoe stimuleren jullie deelname en hoe zorgen jullie ervoor dat medewerkers op verschillende locaties, in verschillende functies of met wisselende werktijden kunnen deelnemen?
3. Hoe worden kwaliteit en deskundigheid gewaarborgd?
Tijdens een PMO worden gezondheidsgegevens verzameld, metingen uitgevoerd en persoonlijke adviezen gegeven. Het is daarom belangrijk om te weten welke professionals betrokken zijn en hoe de kwaliteit van het onderzoek wordt bewaakt.
Deskundigheid van de professionals
Informeer naar de opleiding, ervaring en verantwoordelijkheden van de professionals die het onderzoek uitvoeren. Vraag ook hoe de aanbieder zorgt voor een consistente werkwijze en welke richtlijnen of onderzoeksmethoden worden gebruikt.
Een ander aandachtspunt is de interpretatie van de resultaten. Wie beoordeelt de onderzoeksgegevens en hoe wordt bepaald welk persoonlijk advies passend is?
Persoonlijke begeleiding van medewerkers
De kwaliteit van een PMO wordt niet alleen bepaald door de uitgevoerde metingen. Ook de manier waarop medewerkers hun resultaten ontvangen, verdient aandacht.
Krijgen deelnemers uitsluitend een overzicht van meetwaarden of worden de resultaten persoonlijk toegelicht? En is er ruimte om vragen te stellen over de uitkomsten en mogelijke vervolgstappen?
Een begrijpelijke terugkoppeling helpt medewerkers om inzicht te krijgen in hun gezondheid en wat zij zelf eventueel kunnen verbeteren.
Vraag aan de aanbieder: Welke professionals voeren het PMO uit, hoe wordt hun deskundigheid gewaarborgd en welke persoonlijke begeleiding ontvangen medewerkers bij hun resultaten?
4. Hoe gaat de PMO-aanbieder om met privacy?
Tijdens een PMO delen medewerkers persoonlijke informatie over hun gezondheid, leefstijl en werkbeleving. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Controleer daarom hoe de aanbieder omgaat met gegevensverwerking, beveiliging en het delen van onderzoeksresultaten.
Wat krijgt de werkgever te zien?
De werkgever mag geen individuele medische resultaten ontvangen. Organisaties krijgen inzicht in de uitkomsten op groepsniveau, waarbij de privacy van individuele medewerkers moet worden beschermd.
Vraag daarom hoe de aanbieder voorkomt dat medewerkers via rapportages of uitsplitsingen alsnog herkenbaar worden. Dit is vooral relevant bij kleinere afdelingen of teams, waar het aantal deelnemers beperkt is. Informeer ook hoe medewerkers toegang krijgen tot hun eigen resultaten, welke partijen de gegevens verwerken en hoe lang gegevens worden bewaard.
Privacy gaat bovendien verder dan technische beveiliging. Medewerkers moeten vooraf duidelijk geïnformeerd worden over wat er met hun gegevens gebeurt en wie toegang heeft tot welke informatie.
Vraag aan de aanbieder: Hoe worden persoonlijke gezondheidsgegevens beschermd, welke groepsresultaten ontvangt de werkgever en hoe voorkomen jullie dat individuele medewerkers herkenbaar zijn?
Lees ook: Hoe zit het met privacy en vertrouwelijkheid bij een PMO?
5. Wat gebeurt er met de resultaten van het PMO?
Een belangrijk verschil tussen PMO-aanbieders zit in de rapportage en de begeleiding na afloop. Het onderzoek levert gegevens op, maar voor HR en management is vooral belangrijk wat die resultaten betekenen voor de organisatie.
Bruikbare inzichten voor HR en management
Informeer vooraf welke rapportages de organisatie ontvangt en hoe de uitkomsten worden gepresenteerd. Een rapportage moet niet alleen laten zien welke aandachtspunten naar voren komen, maar ook helpen om deze binnen de organisatiecontext te begrijpen.
Denk bijvoorbeeld aan inzichten over werkdruk, fysieke belasting, leefstijl of andere gezondheids- en vitaliteitsthema’s. Afhankelijk van de groepsgrootte en privacyvoorwaarden kan het waardevol zijn om resultaten tussen afdelingen of functiegroepen te vergelijken. Vraag ook of de aanbieder de resultaten persoonlijk toelicht en welke ruimte er is om bevindingen gezamenlijk te bespreken.
Van inzichten naar verbetermaatregelen
Met alleen een rapportage is het PMO nog niet afgerond. De uitkomsten kunnen aanleiding geven om bestaande maatregelen te evalueren, bepaalde gezondheidsrisico’s nader te onderzoeken of nieuwe initiatieven op het gebied van vitaliteit en preventie te overwegen.
Niet iedere organisatie heeft daarbij dezelfde ondersteuning nodig. Soms zijn de prioriteiten direct duidelijk, terwijl andere organisaties behoefte hebben aan begeleiding bij het interpreteren van de resultaten en het bepalen van vervolgstappen.
Controleer daarom welke ondersteuning onderdeel is van het PMO en welke aanvullende begeleiding mogelijk is. Denk aan het opstellen van een plan van aanpak, het selecteren van passende interventies of het evalueren van verbetermaatregelen.
Vraag aan de aanbieder: Welke inzichten ontvangen wij na afloop, hoe worden de resultaten toegelicht en welke ondersteuning bieden jullie bij het bepalen en uitvoeren van vervolgstappen?
6. Wat kost het PMO en wat is bij de prijs inbegrepen?
Wanneer je offertes van PMO-aanbieders vergelijkt, is de prijs per medewerker een logisch aandachtspunt. Toch zegt die prijs op zichzelf weinig over de inhoud en omvang van de dienstverlening.
De kosten van een PMO hangen onder andere samen met het aantal deelnemers, de gekozen onderzoeken, de uitvoering en de begeleiding die wordt aangeboden.
Vergelijk de volledige dienstverlening
Controleer welke onderdelen in de offerte zijn opgenomen. Denk aan de voorbereiding en projectcoördinatie, communicatie naar medewerkers, vragenlijsten, fysieke onderzoeken, persoonlijke adviesgesprekken en rapportages voor de organisatie.
Vraag ook naar eventuele aanvullende kosten. Bijvoorbeeld voor extra onderzoeken, meerdere testlocaties, aanvullende rapportages of ondersteuning bij de opvolging. Houd daarnaast rekening met de interne tijd die nodig is voor de organisatie van het onderzoek en de deelname van medewerkers.
Door offertes op dezelfde onderdelen te vergelijken, krijg je een beter beeld van de daadwerkelijke investering en de dienstverlening die daartegenover staat.
Vraag aan de aanbieder: Welke onderdelen zijn bij de offerte inbegrepen, welke aanvullende kosten kunnen ontstaan en welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden liggen bij onze organisatie?
Checklist: PMO-aanbieders vergelijken
Ga je offertes aanvragen of heb je al verschillende voorstellen ontvangen? Gebruik onderstaande checklist om te beoordelen welke aanbieder het beste aansluit op jouw organisatie.
- Aansluiting: wordt het PMO afgestemd op de RI&E, functiegroepen en specifieke arbeidsrisico’s?
- Onderzoeksinhoud: is duidelijk welke vragenlijsten, metingen en aanvullende onderzoeken worden aangeboden?
- Deelname: is er een aanpak om medewerkers te informeren en verschillende doelgroepen te bereiken?
- Deskundigheid: is duidelijk welke professionals het onderzoek uitvoeren en hoe de kwaliteit wordt gewaarborgd?
- Medewerkerservaring: is het onderzoek toegankelijk en krijgen medewerkers persoonlijke uitleg en advies?
- Privacy: zijn de gegevensverwerking, vertrouwelijkheid en voorwaarden voor groepsrapportages duidelijk geregeld?
- Rapportage en opvolging: ontvangt de organisatie bruikbare groepsinzichten en is duidelijk welke begeleiding bij vervolgstappen mogelijk is?
- Kosten: is transparant wat bij de offerte is inbegrepen, welke aanvullende kosten mogelijk zijn en wat de organisatie zelf moet regelen?
Welk PMO past bij jouw organisatie?
De juiste PMO-aanbieder kiezen begint bij een duidelijk beeld van wat jouw organisatie nodig heeft. Welke arbeidsrisico’s wil je onderzoeken? Welke inzichten zijn belangrijk voor HR en management? En wat wil je na afloop met de resultaten kunnen doen?
Bij Adaptics denken we graag mee over een PMO dat aansluit op de arbeidsrisico’s, medewerkers en doelstellingen van jouw organisatie. Van de voorbereiding en uitvoering tot het inzichtelijk maken van de resultaten en mogelijke vervolgstappen.
Hulp nodig bij het kiezen van een passend PMO?
Geen organisatie is hetzelfde. We denken graag met je mee over een PMO dat aansluit op jullie medewerkers, arbeidsrisico’s en doelstellingen.
